PowerPoint dělá armádu hloupější

PowerPoint je ve firmách téměř všude. Na poradách, ve strategiích, v reportech i na board meetingech. Slide za slidem, odrážka za odrážkou. Má to ale vedlejší efekt. PowerPoint nenápadně mění způsob, jakým přemýšlíme.

Nutí nás zkracovat myšlenky do hesel. Složitý argument se rozpadne na pět odrážek. Příčina a následek se vejdou na jeden slide. A diskuse se mění v nediskuzi. V nezapojené sledování prezentace, u kterého si mnozí vyřídí SMSku či pár mailů. Ve výsledku se ve firmách méně přemýšlí. Mnoho odrážek, které koncentrují myšlenku na abstraktní věty bez sloves. 

A jak říká náš copywriter: kde není sloveso, není život. Odrážku složenou z abstraktních podstatných a přídavných jmen náš mozek neumí přirozeně zpracovat a musí si ji přeložit do našeho vlastního, přirozeného jazyka, ve kterém přemýšlíme. Abychom informaci pochopili, musíme si ji umět vizualizovat. Představit si to fyzicky, „na oči“. 

A pokud informaci stále nechápeme, musíme o tom debatovat, ptát se. Vyzývat myšlenku na souboj.

To je přece přesný opak toho, k čemu nás vede shlédnutí 30 slidů s 250 odrážkami. 

Příklad? Nedávno jsme v jedné powerpointové prezentaci viděli toto:

• Definice klíčových standardů a hodnot pro náš přístup k zákaznickému servisu a parametrů pro rozšiřování týmu

Pokud se z takových odrážek skládají prezentace ve vaší firmě, zpozorněte.

Alternativou je vypnout PowerPoint, formulovat myšlenku vlastními slovy a říct jí tak, aby se o ní dalo debatovat a snadno vyvodit akční kroky. 

Tak, jak se to rozhodl dělat důstojník McMaster v Iráku. 

Americký důstojník PowerPoint rovnou zakázal

V roce 2005 to byl už druhý rok od chvíle, kdy USA vstoupily do Iráku. 

Důstojník Herbert Raymond McMaster velel 3. obrněnému jezdeckému pluku ve městě Tal Afar. Jeho práce byla extrémně komplexní. Povstalecké skupiny, místní politika, civilní správa, bezpečnostní operace. Každé rozhodnutí mělo desítky důsledků.

McMaster si všiml nepříjemné situace. Jeho štáb tráví obrovské množství času přípravou prezentací. Slide decky rostly, diskuse se zkracovaly a skutečné myšlení mizelo. Proto udělal neobvyklé rozhodnutí. PowerPoint na klíčových poradách prostě zakázal.

A jak se chtěl se zákazem PowerPointu popasovat? Místo prezentací požadoval krátká textová mema. Jednu až dvě stránky. Jasný argument. Jasné doporučení. Memo bylo na schůzi předneseno a poté následovala otevřená diskuse. 

Jeho důvod byl jednoduchý. Odrážky nutí lidi skrývat nejistotu. A složitý problém se náhle tváří jednoduše. A pokud máte zodpovědnost za tisíce vojáku na nepřátelském území, nechcete maskovat složitý problém. McMaster chtěl, aby byl problém rozpoznán a aby o něm podřízení přemýšleli a vedli o něm vyhrocenou debatu plnou argumentů.

A jak porady vypadaly po zákazu PowerPointu? Porady byly kratší, diskuse ostřejší a rozhodnutí srozumitelnější. Americká armáda se tím tématem začala zabývat natolik, že někteří generálové začali PowerPoint označovat za nástroj, který armádu „dělá hloupější“ a metodu důstojníka McMastera adoptovalo mnoho dalších útvarů. 

Co si odnést

Pokud firma začne myslet v prezentacích, může se nenápadně stát jedna věc. Forma začne nahrazovat obsah. A prezentace začne nahrazovat rozhodování. Pomalu a nenápadně přináší erozi hlubokého přemýšlení nad problémem či akceschopnosti.

Můžete zkusit jednoduchý experiment:

✅ Jedna powerpointová schůzku bez PowerPointu. Nechte autora návrhu napsat jednu stránku textu. Argument, kontext, doporučení.

✅ Oddělte přemýšlení od slajdů. Pokud chystáte prezentaci, zkuste její obsah nejdříve sepsat jako krátký text, kde si vše dopředu ujasníte. Teprve potom z něj vytvořte prezentaci.

✅ Trackujte čas přípravy. Kolik hodin ve firmě mizí v tvorbě prezentací místo řešení problému?

Možná zjistíte totéž, co kdysi americká armáda. Že stačí odebrat jeden nástroj, aby se změnil způsob, jakým firma přemýšlí.

„Až ten slide pochopíme, vyhrajeme válku.“

–Generál McChrystal o powerpointovém slidu, který je titulním snímkem této Zkoušky sirén